√ Pengertian Dokumentasi, Pengkodean, Fungsi, Tugas, dan Manfaatnya

Diposting pada

Pendidikan.Co.Id – Kesempatan ini kita akan membahas mengenai Dokumentasi, penjelasan selengkapnya mengenai dokumentasi ini akan diuraikan sebagai berikut :

Pengertian Dokumentasi, Pengkodean, Fungsi, Tugas, dan Manfaatnya

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi merupakan sekumpulan dokumen-dokumen yang dapat memberikan keterangan atau juga bukti yang berkaitan dengan suatu proses pengumpulan serta pengolahan dokumen dengan sistematis serta juga menyebar luaskan untuk pengguna informasi tersebut.

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Supaya dapat mengerti mengenai Dokumentasi ini maka kita bisa merujuk pada beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, dibawah ini :

KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Pengertian dokumentasi merupakan pengumpulan, pemilihan, pengolahan, serta penyimpanan informasi pada bidang pengetahuan; pemberian atau juga pengumpulan bukti dari keterangan seperti misalnya gambar, kutipan, guntingan koran, serta bahan referensi lain.

Wikipedia

Pengertian dokumentasi merupakan sebuah cara yang dilaksanakan untuk menyediakan dokumen-dokumen itu dengan memakai bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan/tulisa, wasiat, buku, undang-undang serta sebagainya.

Dengan artian umum dokumentasi ini merupakan suatu pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan, penguasaan, pemakaian serta penyediaan dokumen.

Ensiklopeia Britania

Pengertian dokumentasi menurut Ensiklopedia Britania ini merupakan suatu pengawasan serta  penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti misalnya indeks, inti sari, dan esai, selain dapat juga memakai cara tradisional supaya informasi itu dapat tercapai.

FID (Federation International de Decomentation)

Pengertian dokumentasi menurut FID merupakan suatu proses mengumpulkan serta menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenisnya mengenai semua lapangan pekerjaan manusia.

Paul Otlet (International Economic Conference 1905)

Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet merupakan suatu aktivitas/kegiatan usaha yang berupa mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menemukan kembali serta juga menyebarkan suatu dokumen

Fungsi Dokumentasi

Dari segi fungsi dokumentasi ialah sebagai berikut:

Dinamis yaitu dokumen yang bisa digunakan dengan cara langsung didalam prose menyelesaikan pekerjaan kantor

  • Dinamis aktif
  • Dinamis semi aktif
  • Dinamis in aktif

Statis yaitu dokumen yang tidak digunakan dengan langsung didalam menyelesaikan pekerjaan kantor:

  • Dokumen koprol
  • Dokumen Literal
  • Dokumen Privat

Kegiatan atau Tugas Dokumentasi

Kegiatan dari dokumentasi adalah sebgai berikut:

  • Melakukan pencarian dan pengumpulan bahan-bahan
  • Melakukan pencatatan dokumen
  • Melakukan pengolahan dokumen
  • Melakukan produksi dokumen
  • Melakukan penyajian dan menyebarluaskan dokumen
  • Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen

Manfaat Dokumentasi

Manfaat dari dokumentasi ini diantaranya sebagai berikut:

  • Aspek Administrasi
    Dilihat dari aspek administrasi dokumentasi ini memiliki manfaat untuk mencatat, disebabkan berkas yang didokumentasikan ini mempunyai nilai identitas, tanggal masuk, dan keluar dan juga data akses.
  • Aspek Hukum
    Dari aspek hukum dokumentasi ini mempunyai manfaat sebagai alat bukti yang sah, isi dari berkas yang berhubungan dengan jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan yang berlangsung.
  • Aspek Pendidikan
    Suatu informasi atau berkas apabila didokumentasikan bermanfaaat untuk mendukung kegiatan atau aktivitas pembelajaran, isi dari informasi berkaitan dengan data mengenai kronologis perkembangan pelayanan kebidanan yang sudah di berikan kepada pasien.
  • Aspek Penelitian
    Ditinjau dari aspek penelitian dokumentasi ini memiliki manfaat ialah sebagai penyedia informasi dalam kebutuhan penelitian. Data atau juga informasi yang terlampir didalam sebuah berkas tersebut tentu dapat digunakan untuk kepentingan penelitian didalam mengembangkan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
  • Aspek Ekonomi
    Suatu informasi atau data itu emmpunyai suatu manfaat untuk mendokumentasikan besarnya dana yang harus dikeluarkan, sehingga hal tersebut mengurani terjadinya pemborosan, isi dari sebuah berkas dapat dijadikan bahan dalam menentukan pembayaran pelayanan di sebuah institusi, maka pembayaran atas tindakan itu tidak dapat dipertanggung jawabkan.
  • Aspek Manajemen
    Informasi yang lengkap serta di simpan dengan benar itu menunjukkan adanya manajemen yang benar. Suatu berkas dokumentasi ialah semua arus data serta informasi dalam sistem informasi. Berkas tersebut di manfaatkan dalam melaporkan dan juga menyusun program pelaksanaan keputusan pimpinan.

Pengkodean Dokumen

Dalam dokumentasi terdapat pengkodean dokumen yang dilaksanakan dengan cara mencatat pada buku induk dokumen. Dibawah ini ini pengkodean dalam dokumen:

  1. Nomor yang urut
  2. Tanggal dokumen atau data didapatkan
  3. Penyusunan dokumen
  4. Nama atau judul dokumen
  5. Kota tempat diterbikan
  6. Nama Penerbit
  7. Tahun penerbitan
  8. Jumlah halaman dokumen
  9. Cara ketika mendapatkan pada saat sekarang, dokumen sudah banyak yang direkan atau dijadikan microfilm, bahkan ada juga yang disimpan dalam memori komputer.

Dengan kode sandi yang diolah tersebut akan bisa ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari. Dokumen dapat berbentuk lembaran film, pita, atau juga rekaman. Untuk bentuk dari lembaran khususnya warkat atau juga surat-surat digunakan sistem karsipan atau filling. Berbeda dengan dokumen yang dijilid, penyimpanan, penataan serta pengamanannaya digunakan sistem perpustakaan.

Pembagian klasifikasi itu diawalai dengan pembagian utama yang dibagi menjadi divisi, divisi serta dibagi lagi menjadi seksi dan juga seksi dibagi menjadi subseksi.

Pembagian klasifikasi tersebut bisa dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi.

  • Pola klasifikasi judul atau caption dan pembagian judul atas
  • Teknik dalam pengindeksan
  • Teknik menentukan kode
  • Prosedur dan teknik menyimpan
  • Menetapkan pencatatan yang dibutuhkan

Klasifikasi Judul Arsip

Tiap-tiap arsip yang disusun menurut sistem abjad itu diklasifikasikan menjadi empat kelompok, antara lain:

  • Arsip perseorangan: Arsip ini ditandai dengan judul (caption) nama perorangan
  • Arsip Instansi Pemerintah: Arsip ini diberi judul (caption) dengan nama instansi pemerintah
  • Arsip Niaga: Arsip ini diberi judul (caption) nama perusahaan
  • Arsip yang dikelola oleh badang-badan sosial.

Teknik Mengindeks “Menetapkan Unit”:

Sesudah menetapkan judul apakah nama perorangan, organisasi sosial, instansi pemerintah maupun swasta, maka selanjutnya dilakukan penentuan unit-unit yang paling penting. Hal ini dikenal dengan mengindeks

Teknik Menetapkan Kode

Teknik dalam menentukan kode, kita memakai suatu teknik yang mencakup suatu aturan-aturan dalam mengindeks.

Sekian dan Terima kasih sudah membaca mengenai Pengertian Dokumentasi, Pengkodean, Fungsi, Tugas, dan Manfaatnya, semoga apa yang diuraikan dapat bermanfaat untuk anda.

Lihat Juga  Pengertian Teks Negosiasi : Struktur, Unsur, Dan Cirinya
Lihat Juga  √ Pengertian OPEC, Sejarah, Tujuan, Prinsip, Syarat dan Anggotanya
Lihat Juga  √ Pengertian Eudaemonisme, Dampak, Macam, Ciri dan Contohnya