√ Pengertian Sekretaris, Fungsi, Tugas, Tujuan, Jenis dan Menurut Para Ahli

Diposting pada

Pendidikan.Co.Id – Sekretaris merupakan yang bertugas untuk dapat membantu pimpinan dalam sebuah perusahaan. Secara etimologi, pengertian Sekretaris itu berasal dari bahasa latin yaitu dari kata “secretum” yang memiliki arti rahasia, kalau dalam bahasa Prancis disebut dengan sebutan secretaire, dan jika dalam bahasa Belanda disebut dengan sebutan secretares. Untuk lebih jelas baca artikel dibawah ini :

Pengertian Sekretaris, Fungsi, Tujuan, Jenis dan Menurut Para Ahli

Pengertian Sekretaris

Kalau diatas sudah dijelaskan pengertian sekretaris dalam etimologi sekarang dalam terminologi, pengertian sekretaris adalah orang yang harus bisa atau mampu untuk menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan artinya tidak perlu/harus diketahui oleh orang atau pegawai lain.

Jadi tugas – tugas sekretaris ini tidak lepas dari kerahasiaan dari suatu perusahaan. Hal tersebut disebabkan karena kebijakan awal yang akan dikeluarkan dari pimpinan atau perusahaan yang sedikit banyak akan diketahui oleh sekretaris. Karena tugas sekretaris pada dasarnya adalah untuk membantu pimpinan dalam meringankan tugas-tugasnya.

Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

Dibawah ini merupakan pengertian Sekretaris yang dikemukan oleh beberapa para ahli, diantaranya sebagai berikut:

Menurut Hartiti Hendrato & Tulus(2004:4) 

Bahwa pengertian sekretaris merupakan orang yang membantu seseorang dalam hal ini adalah pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran.

Menurut Saiman(2002:24) 

Bahwa pengertian sekretaris merupakan orang yang memiliki tugas mengenai aktivitas atau kegiatan tulis menulis, atau kegiatan atau aktivitas catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu untuk perkantoran atau perusahaan.

Menurut The Liang Gie(2002:25) 

Yang dikutip oleh Saiman bahwa yang dimaksud dengan sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaanya itu adalah menyelenggarakan dalam urusan surat menyurat termasuk juga menyiapkan, bagi penjabat penting pada suatu organisasi atau perusahaan.

Menurut Wursanto(2002:25)

Dikutip Saiman bahwa arti dari sekretaris merupakan seorang pegawai yang bertugas untuk dapat membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan detail pimpinannya atau kepala.

Menurut M. Braum dan Ramon (1992:3) 

“Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receives visitors, checks of his official engagements or appointments, anf performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief”.

“Sekretaris merupakan seorang pembantu yang menerima pendiktean, menyiapkan dalam surat menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau juga mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya yang sesuai atau pada perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban yang lainnya dalam upaya meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.”

Fungsi dan Tugas Sekretaris

Peran dan tugas Sekretaris sangat penting karena fungsi dan tugas dalam menentukan berhasil tidaknya tujuan suatu perusahaan.Nah dibawah ini akan dijelaskan Fungsi Sekretaris, diantaranya sebagai berikut :

Peran sekretaris terhadap atasan

Maksud dari peran sekretaris terhadap atasan dalam suatu organisasi atau perusahaan ialah :

  1. Sekretaris berfungsi sebagai perantara komunikasi serta juga pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan/berkomunikasi seorang pimpinan.
  2. Berfungsi ialah sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan didalam memenuhi fungsi, tugas, serta juga tanggung jawab.
  3. Sekretaris juga berfungsi sebagai pelanjut keinginan dari seorang pimpinan terhadap bawahan yang bertujuan dalam pelaksanaan tugas.
  4. Berfungsi juga sebagai alternatif pemikiran dari pimpinan dalam menemukan atau menentukan ide-ide.
  5. Sekretaris juga berfungsi sebagai faktor penunjang dalam berhasilnya tugas dan tujuan pekerjaan sertajuga merupakan cerminan pimpinan kepada bawahan.

Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan)

Maksud dari peran atau fungsi sekretaris terhadap bawahan pimpinan ataupun karyawan (anggotanya) dalam sebuah organisasi ataupun perusahaan yakni:

  1. Sekretaris tersebut berfungsi ialah sebagai penentu kebijakan bagi pegawai bawahan yang dilakukan dengan secara adil, yaitu yang terkait dalam peraturan penempatan pegawai yang sesuai akan kecakapan serta kemampuan (rule of the place).
  2. Berfungsi juga dalam memberikan motivasi kerja kepada pegawai karyawan / bawahan sehingga pekerjan tersebut dapat berjalan dalam mencapai sesuai dengan tujuan  tugas dan fungsi masing-masing dari dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
  3. Berfungsi juga dalam memberikan rasa bangga serta puas kepada para pegawai bawahan dalam menjalankan tujuan pekerjaan.
  4. Menerima pendapat serta juga usul bawahan dalam berbagai aspek permasalah.
  5. Mengadakan pendekatan kepada para pegawai untuk lebih mengarahkan serta mengetahui kelemahan dan juga kehendak pegawai sehingga sikap serta tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan dari pegawai lain.
  6. Sekretaris dapat bersikap ramah serta jgua komunikatif dalam memberikan suasana hubungan kerja yang baik. nyaman bagi bawahan sehingga akan dapat menyelesaikan masalah dalam organisasi atau perusahaan akan lebih mudah.

Tujuan Sekretaris

Tujuan dibentuknya sekretaris dalam suatu organisasi atau perusahaan diantaranya sebagai berikut:

  1. Sekretaris itu bertujuan untuk dapat menjamin kelancaran kegiatan atau aktivitas organisasi/perusahaan serta juga bertanggung jawab dalam aktivitas atau kegiatan rutin dalam suatu perusahaan/organisasi dan juga menyalurkan pengetahuan yang dimiliki.
  2. Sebagai acuan Utama untuk dapat membicarakan siati permasalahan terhadap pimpinan dalam meningkatkan tugas serta jgua fungsi organisasi atau perusahaan.
  3. Membantu dalam kelancaran kegiatan atau aktivitas pimpinan terutama itu dalam kegiatan administrasi
  4. Meningkatkan citra atasan
  5. Memperlancar kegiatan atau aktivitas ketatausahaan dikantor seperti misalnya mengetik, kearsipan dan penggandaan dokumen yang diperlukan suatu perusahaan.
  6. Mempererat hubungan atasan dengan bawahan didalam hal komunikasi, atau sederhananya sebagai penghubung antara atasan serta bawahan dalam suatu perusahaan
  7. Media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atau aktivitas atasan dalam bentuk penyususnan jadwal kerja harian dalam suatu perusahaan/organisasi.

Jenis-Jenis Sekretaris

Menurut Wursanti (2006:2), sekertaris tersebut dibedakan menjadi beberapa jenis, diantaranya sebagai berikut :

Sekretaris Organisasi

Sekretaris Organisasi juga disebut dengan  sekretaris instasi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi ini disamping menjalankan tugas dari perintah pimpinan, juga berkedudukan ialah sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja didalam bidang kesekretariatan. Contoh dari sekretaris organisasi yakni sekretaris jendral, sekretaris kabinet, sekretaris wilayah serta lain sebagainya.

Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi merupakan seseorang yang mengejakan kegiatan atau aktivitas perkantoran untuk dapat membantu seseorang serta juga sifatnya itu pribadi. Dengan kata lain, sekretaris pribadi merupakan seseorang yang diangkat serta digaji oleh perorangan.

Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan merupakan seseorang pembantu pimpinan suatu perusahaan atau organiasi yang bertugas dalam mengerjakan tugas perkantoran untuk pimpinan tertentu.

Nah itulah penjelasan mengenai Pengertian Sekretaris, Fungsi, Tugas, Tujuan, Jenis dan Menurut Para Ahli, semoga dapat bermanfaat untuk anda.

Lihat Juga  √ Pengertian Gotong Royong, Manfaat, Jenis, Tujuan, Nilai dan Contohnya
Lihat Juga  √ Pengertian Farmakologi, Cabang, dan Ruang Lingkupnya
Lihat Juga  √ Pengertian Kloning, Tujuan, Contoh dan Manfaatnya